Bình đẳng trong mối quan hệ Chủ đầu tư – Tư vấn – Nhà thầu – Nhà thầu phụ trong dự án xây dựng là một vấn đề đáng quan tâm mà các bạn trong lĩnh vực xây dựng cần biết. Nhiều bạn đang làm việc cho nhà thầu thường hay hỏi “Sao mình làm nhà thầu mà bị Chủ đầu tư, Tư vấn ép quá”. Điều này mang tính cá nhân cả về nhận xét lẫn nguyên nhân; chứ xét về tổ chức thì bình đẳng giữa các bên. Sự bình đẳng thể hiện rất rõ trong các điều khoản hợp đồng; đặc biệt các dự án ký hợp đồng Fidic. Chúng ta cùng nhau phân tích rõ về mối quan hệ trong dự án xây dựng để nâng cao mối quan hệ tốt hơn.

Các mối quan hệ trong dự án xây dựng.

Trong một dự án xây dựng có các thành phần sau:

Mối quan hệ

Số kênh tương tác giữa các mối quan hệ:

Bạn tính xem bạn có bao nhiêu lượt tương tác trong dự án của bạn nhé. Chắc chắn rất nhiều. Làm thế nào để bạn quản lý được các kênh tương tác này cho hiệu quả? Đầu tiên bạn liệt kê hết tất cả các mối quan hệ tương tác mà bạn có dù với tần suất nhiều hay ít. Tiếp theo  sắp xếp lại các mối quan hệ theo tần suất giảm dần. Tập trung vào những mối quan hệ ảnh hưởng đến công việc của bạn nhiều nhất. Nhưng đừng bỏ ngỏ các mối quan hệ ít tương tác. Ví dụ nếu bạn là chỉ huy trưởng công trình, đừng né tránh chính quyền địa phương; vì đôi lúc bạn sẽ cần họ hỗ trợ cho công trình khi có xung đột không mong muốn với cư dân xung quanh công trình.

Vai trò truyền thông trong các mối quan hệ.

Xác định các nhu cầu thông tin của các bên liên quan và xác định phương tiện phù hợp để đáp ứng với những nhu cầu. Đó là yếu tố quan trọng cho sự thành công của dự án.  

  • Những ai cần?
  • Thông tin gì?
  • Tại sao họ cần nó? Mục đích gì?
  • Khi nào họ sẽ cần nó?
  • Nó sẽ được gửi đến họ như thế nào?
  • Và cần gửi thêm cho những ai mà họ là những người quyết định? Điều này rất quan trọng, nhiều người không xác định được chủ thể này dẫn đến hiệu quả công việc không cao. Cụ thể, nhiều nhà thầu đã nổ lực hỗ trợ, chia sẻ cho khách hàng; nhưng thông tin không đến lãnh đạo phía khách hàng. Và khi đánh giá về sự hợp tác của Nhà thầu, thì họ không biết đến điểm tốt chỉ biết đến những điểm xấu.

Những câu hỏi trên giúp chúng ta hoạch định và quản lý các kênh truyền thông tốt hơn; tránh bị nhiễu thông tin để giữ vững mối quan hệ.

Mô hình quản lý truyền thông.

Các yếu tố quan trọng trong việc quản lý truyền thông.

Ngay từ đầu dự án chúng ta cần rõ ràng:

  • Yêu cầu thông tin liên lạc các bên liên quan: sơ đồ tổ chức hoặc bảng phân công vai trò và trách nhiệm của các thành viên.
  • Thông tin gì được gửi đi: bản vẽ, tiêu chí kỹ thuật, yêu cầu phạm vị công việc, …
  • Lý do cho việc phân phối các thông tin: Cần biết mục đích của bên cung cấp thông tin để làm điều gì; và mục đích bên nhận thông tin dùng cho việc gì.
  • Khung thời gian và tần suất phân phối thông tin: Ví dụ báo cáo tuần gửi vào lúc 9h sáng thứ 6 hàng tuần.
  • Người chịu trách nhiệm truyền đạt thông tin: Cần phát hành thẩm quyền phân công người đại diện gửi thông tin. Ngoài ra có thêm thuận lợi mỗi khi các bên truy xuất thông tin cho nhanh.
  • Người chịu trách nhiệm cho phép phát hành thông tin mật.
  • Người hoặc nhóm người sẽ nhận được các thông tin,
  • Phương pháp hoặc các công nghệ được sử dụng để truyền tải thông tin
  • Quá trình leo thang của vấn đề tới mức độ cao hơn.
  • Thông tin liên lạc nào bị hạn chế do các quy định, chính sách, tổ chức

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ.

Nếu bạn là quản lý dự án thì các kỹ năng quan trọng theo thứ tự ưu tiên: Giao tiếp, tổ chức, xây dựng đội nhóm, lãnh đạo, đối phó, kỹ thuật.

Người quản lý dự án có thời gian tiếp xúc làm việc với các bên nhiều hơn các thành viên khác trong dự án. Nên việc phát triển các mối quan hệ là thứ tự ưu tiên; đồng nghĩa kỹ năng giao tiếp có thứ tự ưu tiên cao nhất của người quản lý.

Kỹ năng giao tiếp tốt giúp bạn tìm hiểu xác định nguồn gốc vấn đề, thiết lập và quản lý kỳ vọng, thuyết phục, đàm phán thương thảo, giải quyết xung đột… Kết quả cuối cùng là hiệu quả việc thực hiện dự án.

Giao tiếp hiệu quả với 3 từ khóa quan trọng là tần suất, kịp thời, chính xác. Quá trình giám sát và kiểm soát thông tin liên lạc trong suốt toàn bộ vòng đời dự án để đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin của các bên. Đảm bảo một dòng chảy thông tin tối ưu.

Làm sao để phát triển các mối quan hệ?

Làm tốt, làm đúng, làm đủ, mang đến sản phẩm chất lượng thì sẽ mang lại sự hài lòng cho cả đối nội và đối ngoại?  Dĩ nhiên rồi, nhưng chúng ta có thể phát triển chúng thêm bằng 7 cách sau:

1. Trò chuyện và đáp ứng kỳ vọng của nhân viên, cấp trên, đối tác.

Không có mối quan hệ nào có thể phát triển nếu những mắt xích ở trong đó không trò chuyện, chia sẻ cùng nhau. Cách tốt nhất là face to face bằng sự chân thành. Hoặc với đối tác ít có cơ hội gặp, thì đơn giản chỉ là vài phút điện thoại hỏi thăm sức khỏe, một tấm thiệp cùng vài lời chúc tự viết bằng tay mỗi dịp lễ, tết, hay vào một ngày kỷ niệm đặc biệt; hay thậm chí là những email/ tin nhắn chia sẻ cùng nhau những điều bình dị trong cuộc sống.

Bạn đã từng tặng món quà cho đối tác nhân dịp ngày đặc biệt gia đình của họ chưa? Bạn có tìm hiểu thông tin gia đình đối tác chưa? Những việc trên dù nhỏ nhưng đáp ứng sự kỳ vọng (không phải trách nhiệm của bạn) nó mang lại lợi ích to lớn hơn. Trước khi “nhận lấy” hãy tập cách “cho đi”. Một sự có mặt, sự trợ giúp đúng lúc ý nghĩa hơn vạn lời nói hứa hẹn. Quan tâm vừa đủ, tinh tế vừa đủ là nguyên liệu cần thiết cho công thức này. Bạn cứ thử đi nhé.

2. Quan tâm đến nhau.

Ai cũng muốn được lắng nghe, được tôn trọng. Muốn ai đó yêu mến bạn hơn, trước tiên hãy cho họ biết bạn cũng rất yêu mến họ, tôn trọng họ, mong đợi được nghe họ chia sẻ. Trước tiên bạn thực hiện điều này ngay với nhân viên và đồng nghiệp của bạn. Nếu bạn làm tốt điều này thì bạn sẽ có đội nhóm mạnh.  

3. Tạo giá trị

Vì sao bạn muốn kết nối với ai đó? Có phải là vì lợi ích không? Chắc chắn là vậy rồi, các mối quan hệ sáo rỗng đều nhanh chóng kết thúc. Việc của bạn là xác định giá trị của bản thân mình và của đối tác trong từng mối quan hệ để lọc ra danh sách những người bạn giữ lại trong mối quan hệ; và đừng quên tạo thêm giá trị cho các mối quan hệ của mình.

Chất lượng cuộc sống của bạn không chỉ được quyết định bởi số lượng bạn bè bạn có; mà còn liên quan đến việc bạn có sở hữu một mối quan hệ cam kết lâu dài hay không. Chất lượng mối quan hệ là vấn đề chính”, ông Robert Waldinger

4. Giữ lời hứa

Giữ lời hứa tạo dựng thương hiệu cá nhân của mỗi người. Điều này chúng ta không bàn nhiều. Hãy giữ lời hứa của mình khi có bất cứ chuyện gì xảy ra, kể cả việc chúng ta mất tiền để giữ lời hứa. Nếu bất khả kháng thì sao? Hãy làm dịu đối tác bằng sự chân thành của bạn; cho họ biết bạn đã sai khi hứa với họ. Và đề xuất phương án thay thế hoặc hỏi họ bạn cần làm điều gì làm giảm thiệt hại do điều hứa của bạn gây ra. Cuối cùng, lỡ có thất hứa 1 lần thì ít nhất bạn phải có bài học vì sao bạn thất hứa và thận trọng khi hứa với ai điều gì đó.

5. Cư xử trên các phương tiện truyền thông xã hội theo cách tôn trọng như ngoài đời.

Các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Youtube, Twitter và LinkedIn … là những nơi tuyệt vời để bắt đầu kết nối và xây dựng một mạng lưới các mối quan hệ chất lượng. Khi bạn không thích ai trong dự án của bạn, đừng đưa nội dung bóng gió lên mạng xã hội. Vì nó chẳng giúp ích gì; ngược lại làm xấu hình ảnh của chính mình khi công khai thông tin không tích cực. Bạn xem bài viết Quản trị cảm xúc nhé.

6. Sự kiên nhẫn

Phải mất vài tháng, hoặc thậm chí nhiều năm để nuôi dưỡng được những mối quan hệ. Có những mối quan hệ đòi hỏi sự cho đi nhiều hơn nhận lại; trước khi trở thành mối quan hệ cùng có lợi bền vững.

Thước đo của sự thành công mối quan hệ.

Thước đo của sự thành công của mối quan hệ là sau khi các bạn hoàn thành dự án thì khách hàng giao tiếp dự án mới; hoặc giới thiệu cho khách hàng khác. Ngược lại, nếu chúng ta đã làm tốt, đã hỗ trợ hết mình; nhưng khách hàng không giao thêm điều đó chứng tỏ bạn đang sai ở bước nào đó, cần xem lại và điều chỉnh cho dự án tiếp theo.

Thuật ngữ “Thế giới phẳng” hiện nay được sử dụng rất nhiều trong các chương trình đào tạo nhân viên/ quản lý của các công ty xây dựng. Theo tôi, “Trái đất vẫn cong tròn ngay cả khi thế giới phẳng”; vì vậy những áp đặt từ Chủ đầu tư với Nhà thầu, hoặc Tổng thầu với Nhà thầu phụ, …. luôn luôn tồn tại. Trong môi trường không chuyên nghiệp, chất lượng của các mối quan hệ phụ thuộc vào yếu tố cá nhân. Vì vậy các chúng ta khéo léo áp dụng các nội trên để cải thiện và chủ động có mối quan hệ chất lượng.

Chúc các bạn giữ vững các mối quan hệ đang có; và phát triển thêm các mối quan hệ bền vững mới.

Võ Trọng Quang.